Подписание документов ЭЦП для претензионно-исковой работы

Рано или поздно, любой компании придется вести претензионно-исковую работу. Так можно попытаться урегулировать спор в досудебном порядке или подготовить документы на взыскание. О своих требованиях к контрагенту можно указать в претензиях, уведомлениях и исковых заявлениях. Также для работы с должником вы можете оформлять соглашения, протоколы, акты и иные документы. Их можно подписать ЭЦП, если обе стороны используют электронный документооборот. Для подписания документов предлагаем современное и безопасное решение – сервис «Добыто. Подпись».

Как организовать претензионно-исковую работу в компании

Цели претензионно-исковой работы разъяснять не нужно. Так ваша компания сможет:

• зафиксировать нарушение обязательств со стороны контрагента;
• уведомить о возникновении задолженности;
• предложить урегулировать спор без суда, исполнить обязательства и погасить долг;
• пройти взыскание в судебном порядке, а затем и через ФССП.

Некоторые споры вопросы можно решить устно (например, при оценке качества поставленного товара). Но чаще всего стороны сделки оформляют юридически значимые документы. На них можно будет ссылаться в судебном процессе. Но для этого необходимо соблюсти правила оформления, требования к форме и содержанию документов. Не менее важно правильно подписать их, особенно если речь идет об электронном документообороте.

Ваша компания наверняка работает с какими-либо электронными документами. Как минимум, это будет отчетность для ФНС и СФР. Договоры и другие документы по сделкам также можно оформлять и подписывать электронно.

Такой же формат делопроизводства вы сможете использовать и в претензионно-исковой работе. Чтобы организовать ее, советуем:

• определить, кто будет заниматься оформлением документов (обычно это юристы, но к работе можно привлечь и других специалистов);
• распределить полномочия сотрудников для разных этапов работы с контрагентом;
• утвердить регламент, инструкцию или положение о претензионно-исковой работе.

После этого вы сможете не только давать указания и распоряжения, но и контролировать все действия подчиненных.

Все основные документы от имени компании подписывает руководитель. Для этого ему нужна УКЭП (электронная подпись с квалифицированным сертификатом). Также можно передать полномочия по подписанию сотрудникам фирмы. Для этого оформите машиночитаемую доверенность (МЧД). Представителю тоже нужна электронная подпись. При ее использовании он будет ссылаться на доверенность, указывать ее реквизиты. Для работы с любыми документами я рекомендую сервис «Добыто. Подпись».

Когда можно заключить договор со сторонними юристами, чтобы они вели претензионно-исковую работу?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Вы сами решаете, как организовать работу с контрагентами, кто будет заниматься оформлением претензий, исков и других документов. Ничто не мешает заключить разовый иди долгосрочный договор на оказание юридических услуг. Это может оказаться дешевле, чем содержать свой штат юристов. Но даже если он есть, у сторонних специалистов может быть опыт и квалификация по узким категориям споров.

Что нужно для электронного документооборота

Работа с электронными документами эффективнее, быстрее и проще, чем бумажное делопроизводство. Для этого вам нужно:

• получить УКЭП на директора и специалистов, которые будут вести претензионно-исковую работу;
• оформить машиночитаемую доверенность на представителей;
• согласовать с контрагентом, как будет вестись обмен электронными документами (например, конкретная система ЭДО или пересылка писем по электронке).

Вашей компании не обязательно использовать полноценную систему ЭДО (хотя это уже стало стандартом для более-менее крупных фирм). Есть коммерческие и бесплатные сервисы, которые упрощают документооборот, предлагают функционал по подписанию ЭЦП.

Представителям контрагента тоже нужны электронные подписи. Они будут отвечать на ваши претензии, требования и уведомления, направлять свои документы для урегулирования спора. Еще на стадии подписания договора можно согласовать и утвердить состав группы, которая будет участвовать в решении спорных вопросов.

Какие документы можно подписать ЭЦП

Вы начинаете претензионно-исковую работу после нарушения каких-либо обязательств. Эти факты можно подтверждать:

• договором по сделке;
• дополнительными соглашениями к договору;
• актами приемки товара, работ или услуг (в том числе с замечаниями по качеству, количеству, комплектности и т.д.);
• перепиской в ходе исполнения договора.

Если добросовестный контрагент понимает, что может нарушить обязательства, то постарается связаться с вами, предложить разные варианты решения проблем. К примеру, вы можете оформить доп. соглашение и изменить срок оплаты или поставки, если это не причинит вам убытки. Эти моменты можно обсудить на личной встрече, по телефону или в переписке.

Если вторая сторона игнорирует первые обращения о нарушении обязательств, сразу начинайте оформлять документы. Так вы сможете в будущем доказать, что принимали меры для урегулирования спора. Не советую использовать незаконные методы воздействия, привлекать к взысканию сомнительных посредников. Вместо положительного результата вы рискуете потерять деньги или вообще стать фигурантом уголовного дела.

При какой сумме долга и просрочке можно подавать претензию?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Вы можете защищать свои интересы даже при незначительном нарушении обязательств. Если сумма долга не слишком большая, претензией вы предложите решить вопрос мирно, пока есть такая возможность. Далее, пока задолженность растет за счет штрафных санкций, можно еще раз направить требование или претензию. Но если контрагент систематически игнорирует ваши обращения, то продолжать претензионную работу не имеет смысла.

Документы по сделке и обязательствам

Нарушения обязательств может происходить даже в рамках действующего договора (например, при поэтапной или сложной поставке). Поэтому возможны следующие схемы работы:

• в отношении каждого нарушения составляете акты, направляйте уведомления и претензии;
• по будущим неисполненным обязательствам можно направить предупреждение о недопустимости нарушений;
• учитывая, что контрагент уже нарушил часть своих обязательств, предложите изменить условия договора (если это отвечает вашим интересам).

При систематических и грубых нарушениях вы можете требовать досрочного расторжения договора. Обязательно направьте уведомление об этом с указанием разумного срока. Там же можно указать о возмещении упущенной выгоды или убытков, если они есть. Если вторая сторона откажется возмещать причиненный вред, вы сможете взыскать его через суд.

Иногда вам придется иметь дело с трехсторонними договорами. Соответственно, для урегулирования спора нужно будет оформлять документы с двумя контрагентами, в том числе отдельно друг от друга. Это обычная практика, но важно не запутаться, кто за что отвечает. Это особенно актуально для договоров с поручительством или гарантией. 

Документы при досудебном урегулировании спора

Итак, если вторая сторона нарушила условия договора, вам нужно начать претензионную работы. Она предусматривает оформление:

• документов, подтверждающий факт и характер нарушения, его финансовые или имущественные последствия;
• уведомлений и требований о необходимости устранить нарушение и возместить убытки;
• претензий по сути спора, с разъяснением о предстоящем обращением в суд;
• протоколов урегулирования спора.

Все эти документы можно оформить электронно, подписать ЭЦП в сервисе «Добыто. Подпись». При подготовке претензий, уведомлений и требований ссылайтесь на пункты договора, нормы закона. Для обоснования требований можно указывать на судебную практику по аналогичным спорам.

Объем документов может быть весьма значительным. Но для электронного делопроизводства это не столь важно, ведь вы будете хранить файлы на компьютере или другом устройстве. После урегулирования спора или взыскания задолженности все документы вы разместите в электронном архиве.

Как подтвердить, что контрагент получит нашу претензию по задолженности?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Настройки уведомлений о получении и открытии файлов есть в сервисах электронной почты, в системах ЭДО. В большинстве случаев вам достаточно доказать факт направления документа. Для этого можно выгрузить сведения из системы регистрации исходящих документов. Самым надежным доказательством является направление форм и бланков через нотариуса. Но это повлечет дополнительные расходы.

Документы для принудительного взыскания

Далеко не всегда претензионная работа приносит положительный результат. Контрагент может затягивать решение вопроса или просто игнорировать ваши обращения. Если дело обстоит именно так, готовьте материалы для обращения в суд. Исходя из ситуации, вам будут нужны следующие документы:

• исковое заявление;
• документы по сделке и обязательству (в суд отправьте электронные образы, заверенные ЭЦП);
• переписка в ходе претензионной работы (как минимум, это станет доказательством нарушения со стороны ответчика);
• материалы экспертиз и оценок, если это нужно для подтверждения размера убытков и упущенной выгоды;
• регистрационные документы вашей компании, как истца.

Естественно, это только примерный перечень. К примеру, в имущественных спорах вам могут потребоваться документы о праве собственности или аренды. Если обращение в суд связано с оспариванием действий ИФНС, то нужно оформлять административные иски или жалобы.

Сейчас основным способом подачи документов в суд для организаций является платформа «Мой арбитр». Для работы с ней вам нужна УКЭП. Вы используете электронную подпись:

• для регистрации и входа в личный кабинет;
• для ознакомления со всеми материалами дела;
• на подачи документов и запроса судебных актов;
• для удаленного участия в судебном процессе (требуется верификация личности, а для этого подходит УКЭП).

Разобраться в настройках системы «Мой арбитр» не очень сложно. Подготовить и подписать документы ЭЦП для отправки в суд вы можете в сервисе «Добыто. Подпись». В самой системе есть несколько шаблонов обращений. Вы заверите их УКЭП непосредственно после заполнения.

Перечень полезных документов

№ п/п	Ссылка на скачивание документов	Описание
1	Скачать	Техническое задание на рыночную оценку объекта
2	Скачать	Образец формы Р 13015 на изменение сведений ЕГРЮЛ
3	Скачать	Заявка в Комиссию Росреестра (бланк)
4	Скачать	Иск об уменьшении кадастровой стоимости (бланк)
5	Скачать	Заявка на получение выписки ЕГРН
6	Скачать	Заявление в Комиссию о пересмотре кадастровой стоимости
7	Скачать	Заявка о перерасчете кадастровой стоимости

Как ведется претензионно-исковая работа

Что касается самое работы по взысканию, то в ней могут участвовать юристы, бухгалтеры, финансисты и другие специалисты вашей компании. Для каждого договора нужно указать лицо, которое будет отслеживать исполнение или нарушение обязательств. Как только будет выявлен такой факт, уполномоченный сотрудник приступает к оформлению претензий и других документов. Взаимодействие между специалистами можно организовать в системе ЭДО (это удобно для контроля за всеми действиями).

Весьма важный вопрос — нужно ли согласие контрагента на работу с электронными документами? Все двусторонние документы можно подписать ЭЦП, если на это согласны обе стороны. Там можно сразу описать и порядок направления претензий, уведомлений и иных материалов. Следовательно, контрагент изначально будет согласен на обмен электронными документами, а вы сможете ссылаться на это при обращении в суд.

Если вы получили судебный акт и исполнительный документ, рано успокаиваться. Далеко не всегда ответчик, проигравший дело, добровольно устранит нарушение или вернет долг. Чтобы обеспечить исполнение, вы можете направить документы в ФССП. Это тоже можно сделать через онлайн-сервис на портале «Госуслуг». Там же можно направлять приставам и иные виды обращений, пока идет исполнительное производство.

Какой сервис выбрать для подписания документов ЭЦП

Я неоднократно упоминал в этой статье о сервисе «Добыто. Подпись». Это действительно удобное решение для работы с электронными документами по взысканию. Вы можете:

• загрузить в форму сервиса любой документ;
• выбрать тип подписания (прикрепленная или открепленная ЭЦП);
• выбрать нужны сертификат подписи с компьютера.

Все действия займут не более пары минут. На период тестирования сервис «Добыто. Подпись» доступен бесплатно. Если и другие программы или приложения, где вы сможете оформлять, подписывать и направлять электронные документы по претензионно-исковой работе.

Подведем итоги

• Претензионно-исковая работа ведется, когда нужно взыскать долг, добиться возмещения убытков или заставить контрагента устранить иные нарушения обязательств. Основную часть действий выполняют штатные или сторонние юристы.
• Все документы по претензионной и исковой работе вы можете оформлять электронно. Для их подписания советуем использовать безопасный и удобный сервис «Добыто. Подпись».
• Еще при оформлении договора советуем описать порядок взаимодействия с контрагентом при возникновении споров. Там можно указать и о направлении претензий, уведомлений и иных документов, подписанных ЭЦП.
• Онлайн-сервисы можно использовать для обращения в суды и ФССП. Туда можно загрузить документы или скан-копии, заверенные электронной подписью.