Как сделать машиночитаемую доверенность для подписания документов ЭЦП

Вы можете оформить машиночитаемую доверенность на любого сотрудника, кто будет представлять интересы компании. В основном, она нужна для подписания электронных документов. В содержании МЧД вы укажете объем полномочий представителя и их коды из единого справочника. Для составления доверенность используйте рекомендации Минцифры РФ, разъяснения с сайта ФНС. Подписать доверенность и другие электронные документы вы можете в простом и удобном сервисе «Добыто. Подпись».

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

На кого из сотрудников нужно оформить машиночитаемую доверенность

Вообще, выдача доверенностей является правом, а не обязанностью. Если речь идет о сотрудниках компании, они могут без доверенности:

• принимать участие во внутренних процессах в силу служебного положения и должностных обязанностей;
• готовить проекты документов, которые далее подпишет уполномоченное лицо;
• выполнять указания и распоряжения начальства.

Но зачастую сотрудникам приходится поручать взаимодействие с контрагентами и гос. органами, подписание исходящих документов, участие в судах и т.д. В этих случаях вам не обойтись без подтверждения полномочий для представителя. Для этого вы оформляете доверенность (простую или с нотариальным удостоверением).

С 2023 года действуют правила о выдаче машиночитаемых доверенностей. Их формат, структура и содержание позволяют прочесть документ автоматически – в специальных программах и сервисах. Учитывая специфику работы коммерческих фирм, отдельные доверенности вы можете оформить:

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

• на специалистов, которые занимаются работой с контрактами и иными документами по сделкам — они взаимодействуют с контрагентами, принимают и отгружают товар, выполняют иные действия;
• на сотрудников, которые ведут и сдают отчетность, другие документы в гос. органы – обычно сюда относят бухгалтеров, экономистов, кадровиков и т.д.;
• на работников, которые направляются в служебную командировку – они будут представлять интересы компании в другом городе или регионе, и для этого может потребоваться подписание документов;
• на специалистов, которые представляют интересы компании в судах, при лицензировании и в других процедурах – как правило, указанные полномочия передают юристам.

Ограничений по кругу лиц, на кого можно оформить МЧД, нет. Но доверенность вряд ли нужна уборщику или мелкому клерку, который участвуют только во внутренних процессах.

Может ли работник отказаться от оформления на себя машиночитаемой доверенности?

Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Сотрудник не может отказаться от исполнения своих должностных обязанностей. Следовательно, если они совпадают с полномочиями в доверенности, ему придется использовать документ в работе. Но если вы ищете представителя не из числа штатных сотрудников или наделяете их дополнительными полномочиями, то вполне можете столкнуться с отказом.

Нужна ли МЧД директору компании

Руководитель – это единственное лицо, которое действует от имени компании без доверенности. Он подтверждает свои полномочия:

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

• уставом и приказом о назначении на должность — при личном взаимодействии, подписании бумажных документов;
• сертификатом усиленной квалифицированной электронной подписи – УКЭП директора будет содержать сведения о компании.

Кстати, с 2023 года не только были введены машиночитаемые доверенности. Тогда же запретили выпускать на сотрудников сертификаты УКЭП с указанием компании. Сейчас все работники, кроме руководителя, обязаны оформить ЭЦП на себя. А вот для подтверждения связи между представителем и доверителем и нужна доверенность.

Решение о выдаче доверенностей принимает директор. В крупной компании процесс оформления этих документов идет постоянно. Если вы готовите обычную письменную доверенность, нужно руководствоваться нормами ГК РФ. А вот для оформления МЧД придется учитывать дополнительные требования. Они содержатся в постановлениях Правительства РФ, в нормативных и подзаконных актах ФНС, Минцифры.

Как составить машиночитаемую доверенность

Сначала отвечу на вопрос, который часто встречается на профильных форумах и сайтах – что лучше, постоянная или разовая доверенность? Однозначного ответа на нее нет. Если обязанности сотрудника предусматривают постоянное участие в сделках, судебных делах, подписании документов и т.д., то лучше сделать долгосрочную доверенность (например, на 1 год). Но если работник едет в командировку и там ему придется подписать только один документ, то подойдет и МЧД с небольшим сроком действия.

Также стоит знать, что доверенность можно в любой момент отозвать. Это весьма актуально, если сотрудник уволился или потерял доверие, переведен на другую должность. Отзыв МЧД проще, чем прекращение действия письменной доверенности.

Для полноценной работы с машиночитаемой доверенностью нужна ЭЦП. Сотрудник, которые будет представлять интересы вашей компании может получить:

• УКЭП (подпись с квалифицированным сертификатом) – через коммерческие удостоверяющие центры, в приложении «Госключ»;
• УНЭП (подпись с неквалифицированным сертификатом) – через УЦ или непосредственно в системе ЭДО.

Для работы с машиночитаемой доверенностью нужна УКЭП. Сейчас можно оформить фактически за 1 день. Компания может оплатить выпуск электронных подписей для своего персонала.

Где нужно хранить машиночитаемые доверенности?

Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». МЧД оформляется электронно. Лучше сразу зарегистрировать ее через сервис ФНС, внести данные о документе в распределенный реестр. Это сильно упростит дальнейшую работу. Вторая сторона сможет быстро проверить сведения о доверенности и полномочиях из реестра. Но не запрещена и схема с прикреплением МЧД к подписанному документу, направление их контрагенту.

Обязательные разделы документа

Чтобы унифицировать процесс выдачи МЧД, еще в 2021 году Минцифры РФ издало Приказ № 857. Там изложены требования к содержанию и формату доверенностей. Ведомство указывает, что в МЧД может быть до 14 блоков с обязательными сведениями. Общая информация включает:

• название документа (машиночитаемая доверенность);
• сведения о доверителе (ИНН, ОГРН, наименование компании, адрес и т.д.);
• сведения о представителе (ФИО, паспортные данные, дата рождения, ИНН и СНИЛС);
• дата оформления документа (приказ допускает создание метки доверенного времени).

Сведения о сотруднике изначально есть у работодателя. А вот если вашим представителем будет стороннее лицо (например, бухгалтер на аутсорсе), то нужно запросить копию паспорта, номера СНИЛС и ИНН.

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

Далее в приказе перечислен блок сведений, которые важны для осуществления полномочий представителя:

• срок действия доверенности (при наличии);
• перечень и идентификаторы полномочий (подробнее об этом расскажем ниже);
• номер доверенности (на него нужно ссылаться при подписании документов ЭЦП);
• сведения о системе, в которой можно проверить информацию об отзыве или прекращении МЧД (после регистрации в ФНС такой системой будет распределенный реестр налоговой службы);
• наличие или отсутствие права на передоверие;
• сведения об ЭЦП, которой подписана машиночитаемая доверенность.

Самым важным из этого списка является перечень и идентификаторы полномочий. Именно они покажут, имеет ли представитель право на определенные действия, подписание конкретных документов. Сама доверенность создается в формате XML. Это обязательное требование.

На сайте ФНС указан перечень информационных систем, которые можно выбрать для размещения доверенности и последующей ее проверки:

• на портале «Госуслуг» (ЕСИА);
• в аккредитованном удостоверяющем центре;
• в системе, аккредитованной доверенной третьей стороной;
• в системе оператора ЭДО;
• в системе органа власти федерального уровня;
• в системе, где стороны оформляют и подписывают электронный документ.

Есть разные варианты заполнения МЧД. Проще всего использовать готовые решения в сервисах на сайте ФНС и на портале «Госуслуг». Заполнение основного объема в содержании документа вряд ли займет много времени. А вот с правильным выбором и описанием полномочий у вас могут возникнуть сложности. Давайте разбираться.

Классификатор полномочий для МЧД

Вы наверняка видели, насколько детально описывает полномочия в доверенности нотариус. Коммерческие организации зачастую грешат неточностями. Для МЧД это недопустимо, ведь могут возникнуть проблемы при проверках. Поэтому Минцифры РФ подготовило единый классификатор полномочий для машиночитаемых доверенностей. Вам нужно:

• зайти на ресурс ЕСНСИ и скачать архив с актуальной версией классификатора;
• выбрать в справочнике наименования и коды-идентификаторы полномочий, которые вы укажете в доверенности;
• зафиксировать указанные выше сведения в документе.

Классификатор постоянно обновляется. В основном, это связано с включением в список новых полномочий, уточнения их названий.

Если в перечне нет тех полномочий, который нужно включить в МЧД, есть другой вариант оформления. В приказе Минцифры РФ указано, что можно описать полномочие в виде текста или иных идентификаторов. Да, это может создать проблемы при работе с документами. Но, рано или поздно, описанное вами полномочие будет включено в классификатор, и вы сможете внести в доверенность его номер.

Формы и шаблоны машиночитаемых доверенностей

На портале «Госуслуг» вы можете скачать 3 формы машиночитаемых доверенностей:

• базовый формат, версия 002;
• единый формат, версия 003;
• схема xml-валидации единого формата версии 003.

Разобравшись с формами один раз, вы сможете быстро заполнять нужный вариант доверенности. В каждом файле проставлены знаки «+» для специальных видов полномочий (взаимодействие с налоговыми органами).

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

Важность форм в том, что у них единая структура разделов. Это необходимо для обработки доверенности программами и сервисами. Поэтому не стоит проявлять инициативу там, где не нужно. На сайте ФНС есть и примеры заполнения машиночитаемых доверенностей. Вы можете взять их за основу.

Где и как подписать МЧД

Если вы заполнили машиночитаемую доверенность, ее нужно подписать. Для этого руководитель компании использует УКЭП. Ее можно получить бесплатно. Обращаться нужно в пункты выдачи и к доверенным лицам удостоверяющего центра ФНС. С собой необходимо взять паспорт и сертифицированный usb-носитель (токен). Оформление займет не более 1-2 часов.

Есть разные варианты подписания МЧД. Прежде всего, это можно сделать непосредственно в сервисе ФНС. Разобраться с настройками там не очень сложно. Также для подписания электронных документов я советую работать с сервисом «Добыто. Подпись». Он безопасен, отвечает всем стандартам, сертифицирован. Серверы находятся в России, что также является одним из обязательных условий работы с ЭЦП.

Сведения о лице, подписавшем доверенность, будут видны в ее содержании. Также их можно проверить при подключении к распределенному реестру ФНС. Если же нужно отозвать МЧД, то руководитель делает это через сервис налоговой службы или на «Госуслугах».

Перечень полезных документов

№ п/п	Ссылка на скачивание документов	Описание
1	Скачать	Техническое задание на рыночную оценку объекта
2	Скачать	Образец формы Р 13015 на изменение сведений ЕГРЮЛ
3	Скачать	Заявка в Комиссию Росреестра (бланк)
4	Скачать	Иск об уменьшении кадастровой стоимости (бланк)
5	Скачать	Заявка на получение выписки ЕГРН
6	Скачать	Заявление в Комиссию о пересмотре кадастровой стоимости
7	Скачать	Заявка о перерасчете кадастровой стоимости

Подписание электронных документов ЭЦП при наличии машиночитаемой доверенности

Получив доверенность, сотрудник сможет использовать ее для работы с документами и иных действий. Отмечу несколько моментов, которые важны для доверителя и представителя:

• на основании МЧД представитель ставит подпись от имени доверителя, т.е. своей компании;
• если доверенность не зарегистрирована в реестре ФНС, можно договориться с контрагентом о выборе информационной системы или узла, где пройдет проверка;
• распоряжения о выдаче МЧД и сам этот документ можно разместить еще и в реестре нотариальной палаты;
• если у компании сменился директор, доверенность продолжит действовать.

Если объем полномочий сотрудника изменился, нужно отозвать доверенность и оформить новую. Заявление на отзыв направляйте в ту же систему, где была зарегистрирована МЧД. Она прекратит действовать со следующего дня после обращения.

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

Как проверить машиночитаемую доверенность?

Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Чаще всего МЧД регистрируют в реестре налоговой службы. Далее, когда контрагент получит электронный документ, он сможет проверить доверенность и ЭЦП через сервис ФНС. Соответственно, если вы регистрировали и размещали МЧД в другой системе, там и нужно проверять ее.

Подведем итоги

• Вы можете сделать и выдать машиночитаемую доверенность своим сотрудникам или сторонним лицам. Директору МЧД не нужна, так как он представляет компанию в силу служебного положения.
• Для оформления доверенности следуйте требованиям из Приказа Минцифры РФ № 857. Там есть перечень обязательных разделов, которые должны быть в любой МЧД.
• Для описания полномочий в МЧД используйте единый классификатор. Там вам нужно выбрать соответствующие номера-идентификаторы.
• Чтобы доверенность вступила в силу, директор подписывает ее УКЭП. Для подписания МЧД и других электронных документов советуем использовать сервис «Добыто. Подпись».