Может ли ИП работать с электронными документами и подписывать их ЭЦП

Открытие ИП – это самый простой и удобный способ ведения бизнеса для граждан. В отличие от юридических лиц, предпринимателям доступны не все виды деятельности. Но в основном, никаких ограничений нет. Сейчас ИП может вести внутренний и внешний документооборот в электронном виде. Для работы с документами ему нужно получить УКЭП. Для подписания документов ЭЦП можно использовать разные сервисы. Одним из самых удобных решения является «Добыто. Подпись».

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

Как организовать документооборот для ИП

Открыв ИП, можно сразу вести деятельность. Она невозможна без оформления документов:

• с контрагентами, продавцами и покупателями, заказчиками и исполнителями;
• с государственными органами, налоговой службой и Социальным фондом РФ;
• с сотрудниками, если ИП использует наемный труд;
• с банками для совершения платежей и иных операций.

И это далеко не полный перечень сфер деятельности, где ИП придется работать с документами. Во многих случаях их придется оформлять, даже если предприниматель не работает, хотя и зарегистрирован в ФНС. К примеру, страховые взносы за себя ИП платит всегда, независимо от наличия или отсутствия деятельность.

У вас, как у предпринимателя, будет больше возможностей развивать бизнес, оптимизировать деятельность и упрощать текущую работу, если:

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

• подключиться к электронным сервисам ФНС и СФР для сдачи отчетности, оплаты налогов и страховых взносов;
• получить электронную подпись с квалифицированным сертификатом;
• перейти на электронный документооборот (полностью или частично).

В целом, вы можете продолжать работать с традиционными бумажными документами. Для ИП никакой обязаловки в этом вопросе нет. Даже отчетность можно сдавать лично или по почте, если только штат сотрудников не превышает 10 человек. Но электронный документооборот всегда удобнее, быстрее и проще. Вы оцените это с первых же дней работы.

Можно ли открыть ИП по электронному заявлению?

Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Такую возможность государство ввело еще десяток лет назад. Сейчас открытие ИП по электронному заявлению стало нормой и не вызывает особых сложностей. Так вы сможете сэкономить на госпошлине, а налоговая служба получит документ практически мгновенно. Для обращения в ФНС достаточно иметь подтвержденный (верифицированный) аккаунт на сайте «Госуслуг».

Условия для перехода на электронный документооборот

Электронный документооборот – это слишком емкое понятие. На практике, ИП может организовать его так:

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

• установить или подключиться к полноценной системе ЭДО (но для предпринимателей это не всегда выгодно в финансовом плане);
• работать с государственными сервисами (они бесплатные, но охватывают не все направления деятельности);
• использовать коммерческие программы и приложения для отдельных задач (например, сервис «Добыто. Подпись» идеально подходит для подписания, однако сам документ вы будете оформлять в текстовом редакторе).

Многое зависит и от того, кто выступает контрагентом предпринимателя, есть ли у него ЭЦП. Например, если ИП получил УКЭП, то со своей стороны сможет подписать ею практически любой документ. Но если поставщик или исполнитель по договору не имеет ЭЦП, то придется оформлять документы на бумаге. Однако чаще всего таких сложностей не возникнет. Все организации уже давно получили УКЭП на руководителей, да и предпринимателя уже оценили преимущества работы с электронными подписями. Отсутствие ЭЦП сейчас уже является исключением из правила.

Стоит сказать, что у ИП вполне может работать много наемных сотрудников. С ними придется оформлять кадровые документы (приказы, трудовые договоры и т.д.). Текущую работу кадровиков можно оптимизировать, если перейти на КЭДО. В этих системах изначально есть функционал для оформления и подписания электронных документов. Хорошим примером для ИП назовем сервис «Добыто. КЭДО». Там есть все необходимое для кадрового делопроизводства.

Какая электронная подпись нужна для ИП и где ее получить

Правила оформления ЭЦП существенно изменились с 2023 года. Теперь предприниматели получают электронную подпись так:

• нужно лично обратиться в удостоверяющий центр ФНС (на сайте налоговой службы размещены перечни пунктов выдачи и доверенных лиц);
• для проверки нужно предоставить паспорт, а для записи ключа и сертификата ЭЦП – токен (usb-носитель);
• УКЭП для предпринимателей выдают бесплатно и со сроком действия 15 месяцев;
• далее, можно продлить УКЭП удаленно, если на это момент срок действия сертификата еще не истек.

Аналогичным образом получают электронную подпись и руководители компаний. Коммерческие удостоверяющие центры сейчас не выдают УКЭП для предпринимателей и директоров фирм. Такие правила позволяют государству снизить угрозы безопасности и сократить случаи мошенничества с ЭЦП.

Нужно ли предпринимателю получать отдельную ЭЦП для участия в электронных торгах?

Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». УКЭП (с квалифицированным сертификатом) подходит для всех направлений документооборота. С ЭЦП вы сможете пройти регистрацию на торговой площадке, подать заявку и принять участие в торгах, подписать контракт. Зачастую можно увидеть рекламу удостоверяющий центров, которые предлагают оформить УКЭП для определенной площадки. Но на самом деле для все действий вполне достаточно иметь электронную подпись, полученную через ФНС.

Как ИП работает с электронными документами

Итак, сразу после открытия ИП советую потратить пару часов и получить УКЭП. У вас будет токен с ключом и сертификатом электронной подписи. Далее нужно установить и настроить криптопрограммы и плагины для работы с браузерами, системами ЭДО и другими сервисам. Подробные инструкции по установке и настройке вы можете найти на сайте ФНС. Зачастую это вызывает сложности, но вам всегда поможет служба поддержки криптопровайдера или налоговой службы.

Электронный документ представлен в виде файла. Оформить его можно в обычных тестовых или иных редакторах, программах и приложениях. Подписать готовый документ можно:

• открепленной ЭЦП – сведения о сертификате будут зашифрованы в отдельном файле, который направляется второй стороне вместе с основным документов;
• прикрепленной ЭЦП – сведения о сертификате и владельце подписи будут включены в содержание основного файла.

В сервисе «Добыто. Подпись» вам доступны обе описанные схемы подписания документов.

При наличии усиленной квалифицированной подписи предприниматель может:

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

• подтверждать личность при регистрации на порталах и сайтах (торговые площадки, сервисы для получения лицензий и т.д.);
• обмениваться документами с контрагентами, банками, гос. органами и т.д.;
• запрашивать и получать различные сведения и документы в электронном виде (например, выписки из ЕГРН о недвижимости);
• вести внутренний документооборот (бухгалтерия, отчетность, кадры и т.д.).

С УКЭП может работать только ее владелец. Если предприниматель поручает какие-либо действия представителю, можно оформить и зарегистрировать машиночитаемую доверенность (МЧД). При ее использовании тоже нужна электронная подпись.

Отмечу, что для внутренней работы с документами (например, по кадрам) будет достаточно УНЭП. Но предпринимателю не имеет смысла оформлять ее на себя, ведь проще получить бесплатную УКЭП через налоговый орган. А вот если у ИП работают кадровики или другие специалисты, то на них можно выпустить неквалифицированную подпись прямо в системе ЭДО или через удостоверяющий центр. Также сотрудники могут выпустить УКЭП через приложение «Госключ».

Сервисы для подписания электронных документов ЭЦП

Сейчас есть много разных ресурсов с функционалом для подписания электронных документов. Я советую попробовать и оценить сервис «Добыто. Подпись»:

• он подходит для работы с любыми видами документов;
• пользователю не нужны продвинутые навыки и знания;
• процесс подписания занимает всего пару минут;
• гарантирована полная безопасность данных, так как серверы находятся в России;
• после бесплатного тестирования можно подобрать тарифный план под себя, в том числе с возможностью хранения подписанных документов или черновиков.

Для предпринимателей, которым сложно сразу найти средства для приобретения системы ЭДО, указанный сервис станет идеальным решением.

Из других ресурсов и программ, где ИП может работать с электронными документами, выделим:

• личный кабинет ФНС и портал «Госуслуг»;
• портал «Работа России», где доступен бесплатный сервис КЭДО (впрочем, его функционал пока сильно уступает коммерческим решениям);
• системы ЭДО и КЭДО от российских разработчиков.

Есть и профильные ресурсы, которые пригодятся в отдельных случаях. Например, на сайтах государственных органов есть сервисы для подписания и подачи заявок на лицензирование.

Нужно ли перевыпускать УКЭП, если я случайно повредил физический носитель?

Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». В данном случае сертификат электронной подписи не скомпрометирован. Следовательно, вам нужно приобрести и предоставить новый токен, чтобы на него перезаписали ЭЦП. Обращаться нужно в пункты выдачи или к доверенным лицам УЦ налоговой службы. Перезапись тоже является бесплатной услугой.

Какие документы можно оформить и подписать электронно

Для ИП, как и для организаций, ограничений в этом вопросе практически нет. Предприниматель может подписывать ЭЦП:

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

• договоры, соглашения, приложения, акты и иные документы по сделкам;
• заявки на участие в тендерах, запросы на разъяснение ТЗ. Контракты и акты выполненных работ;
• любые виды отчетности в государственные органы и внебюджетные фонды;
• договоры, платежки и иные документы по операциям с банками;
• документы на подключение к информационным системам;
• исковые заявления, жалобы и иные документы для судов;
• трудовые договоры, приказы и иные документы при работе с кадрами;
• заявление о снятии с учета в ИФНС, о переходе на другую систему налогообложения.

Естественно, это далеко не полный перечень. Отмечу, что стороны по сделке могут подписывать электронные документы в разных сервисах и программах. Например, ИП удостоверит договор в «Добыто. Подпись», а вторая сторона в своей системе ЭДО. Соглашение о взаимном признании юридической силы ЭЦП нужно только для неквалифицированных подписей.

Если ИП нанимает стороннего бухгалтера (без заключения трудового договора), он не сможет сам подписать отчетность своей УКЭП. Это возможно только при наличии лицензии ФСБ. Поэтому есть 2 схемы подписания и направления отчетов:

• бухгалтер готовит документ и направляет их предпринимателю, который сам подпишет и загрузит их в личный кабинет ФНС и СФР;
• бухгалтер получит доступ к системе ЭДО и направит отчетность, подписанную ЭЦП предпринимателя.

Аналогичным образом ИП может организовать работу и со штатным бухгалтером.

Если у ИП есть наемные сотрудники

Изменения в порядке выдачи УКЭП для предпринимателей и руководителей серьезно повлияли на оформление доверенностей на сотрудников:

• теперь штатный специалист обязан получать ЭЦП на себя через коммерческий удостоверяющий центр или приложение «Госключ» (ранее компания могла сама оформить подписи на сотрудников);
• для подтверждения полномочий нужна машиночитаемая доверенность, которую ИП подписывает электронно;
• как я указывал выше, для внутренней работы с документами ИП может выпустить на штатных специалистов УНЭП.

Если зарегистрировать МЧД в распределенном реестре налоговой службы, это исключит проблемы при ее проверке. Также можно загружать доверенности в различные информационные системы (например, оператора ЭДО).

Перечень полезных документов

№ п/п	Ссылка на скачивание документов	Описание
1	Скачать	Техническое задание на рыночную оценку объекта
2	Скачать	Образец формы Р 13015 на изменение сведений ЕГРЮЛ
3	Скачать	Заявка в Комиссию Росреестра (бланк)
4	Скачать	Иск об уменьшении кадастровой стоимости (бланк)
5	Скачать	Заявка на получение выписки ЕГРН
6	Скачать	Заявление в Комиссию о пересмотре кадастровой стоимости
7	Скачать	Заявка о перерасчете кадастровой стоимости

Какие преимущества получит ИП при работе с электронными документами

Скорее всего, вы и сами понимаете, насколько удобнее работать с электронными документами и ЭЦП. Выделю ли некоторые моменты:

• финансовая выгода и экономия на расходах (не только в плане закупки бумаги, но и на фонде оплаты труда, по иным направлениям);
• сокращение времени на документооборот и различные процессы;
• удобство работы с документами (не только с рабочего места, но и дома, в командировке и т.д.);
• надежное и безопасное хранение документов в электронном архиве.

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

Учитывая простоту получения УКЭП, предприниматель точно оценит все указанные преимущества.

Подведем итоги

• Предприниматель может бесплатно получить УКЭП через удостоверяющий центр ФНС. Далее ЭЦП можно использовать для работы с любыми электронными документами, от договоров до приказов по личному составу.
• Для подписания документов ИП может использовать «Добыто. Подпись», другие коммерческие и государственные сервисы. Если дела предпринимателя ведет представитель, на него необходимо оформить машиночитаемую доверенность.
• Перевыпустить УКЭП можно лично или удаленно. Второй вариант доступен, если на момент обращения еще не истек срок действия сертификата подписи.
• С УКЭП предприниматель может подтвердить свою личность при регистрации в программах и на сайтах, на электронной торговой площадке.