Машиночитаемая доверенность для подписания документов ЭЦП

Машиночитаемая доверенность (кратко – МЧД) – это новый инструмент, который упрощает работу с электронными документами. Ее можно оформить на сотрудника или другого представителя, который сможет действовать от имени компании. Вы оформляете МЧД, чтобы распределить полномочия между специалистами фирмы. Использовать ее нужно вместе с ЭЦП. По мере необходимости, вы можете зарегистрировать доверенность в реестре налоговой службы. Для подписания документов ЭЦП с машиночитаемой доверенностью рекомендую сервис «Добыто. Подпись».

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

Что такое и зачем нужна МЧД

Любая компания работает с доверенностями с первого дня существования. Это документ, которым вы можете наделить полномочиями другое лицо. Чаще всего это будет штатный сотрудник, которому поручены определенные действия. Но ничто не мешает вам оформить доверенность на юристов или иных сторонних специалистов. Наличие этого документа позволяет:

• выступать от имени фирмы в юридически значимых процедурах;
• подписывать, подавать и получать документы от имени организации;
• принимать решения в пределах предоставленных полномочий.

По сути, доверенность является удобным способом передать все или отдельные полномочия другому лицу. Директору компании не придется все делать самому (да это и невозможно для более-менее активной работы). Правила оформления, отмены и использования доверенностей вы можете найти в ГК РФ.

С 2023 года государство значительно изменило порядок работы с ЭЦП. Вот ключевые нововведения, о которых вам нужно знать:

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

• руководитель вашей компании теперь может получить УКЭП только через удостоверяющий цент налоговой службы (бесплатно);
• сейчас компания же не может выпускать сертификаты электронных подписей на своих сотрудников (они обязаны использовать свои сертификаты);
• ранее полномочия работника автоматически проверялись по УКЭП его компании, но при наличии собственного сертификата это сделать невозможно;
• чтобы «связать» ЭЦП сотрудника с его полномочиями, нужна доверенность в машиночитаемой форме.

Как и ранее, вы оформляете доверенность для наделения сотрудника какими-либо полномочиями. Но слово «машиночитаемая» введено не случайно. Это специальное требование к формату и содержанию документа, чтобы его могли прочитать и проверить программы, сервисы и приложения.

Сам процесс подписания документов с ЭЦП остался без изменений. Для этого я советую использовать сервис «Добыто. Подпись». Но вам важно понимать, что кроме самого файла, заверенного электронной подписью, контрагенту нужно направить и МЧД. Этого можно избежать, если зарегистрировать доверенность, чтобы включить ее в распределенный реестр ФНС.

Сколько машиночитаемых доверенностей можно оформить одной компании?

Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». По данному вопросу никаких новых правил нет. Ваш директор сам решает, на кого нужно оформить доверенность, какие полномочия указать в ней. Чем больше направлений деятельности фирмы, тем чаще придется выдавать доверенности. Ограничений по количеству МЧД в законе нет.

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

Можно ли обойтись без оформления машиночитаемых доверенностей

Выдача доверенностей – это ваше право, а не обязанность. Но без них сложно обойтись:

• если у компании много видов деятельности, которыми не под силу заниматься самому директору;
• если нужно представлять ваши интересы в других городах и регионах (впрочем, наличие у директора УКЭП снимает эту проблему);
• если нужно распределить полномочия между специалистами одного звена или отдела.

Согласитесь, директору неразумно заниматься подписанием и сдачей отчетности, если в вашей фирме есть главный бухгалтер. Логичнее предоставить такие полномочия профильному специалисту. Они и так есть в силу служебного положения и должностной инструкции. Но вы подтвердите их доверенностью.

Итак, вы можете обойтись без МЧД. Но вашей компании они точно пригодятся:

• если с ЭЦП работает не только директор, но и другие штатные сотрудники;
• если разные направления деятельности распределены по отдельным специалистам;
• если ваша компания перевела учет и документооборот в электронный формат.

В отличие от ЭЦП, машиночитаемые доверенности нельзя использовать для подтверждения личности и входа в личные кабинеты каких-либо сервисов. Это лишь средство подписания документов и совершения действий от имени доверителя.

Как оформить доверенность на сотрудника компании

Вы можете выдать МЧД не только на штатного сотрудника, но и на стороннее лицо. Но для простоты понимания расскажем именно о первом варианте, ведь с ним сталкивается почти каждая компания. Итак, прежде чем оформить доверенность, вам нужно:

• выбрать сотрудника, на которого будет выдана МЧД;
• определить объем полномочий, которыми вы наделите работника (обычно они соответствуют должностным обязанностям, но могут бить и исключения);
• убедиться, что у сотрудника есть УКЭП (если нет, то нужно ее оформить через любой коммерческий удостоверяющий центр).

Если полномочия в МЧД не входят в должностные обязанности, сотрудник имеет право отказаться от них. В этом случае доверенность будет лежать без дела, т.е. оформлять ее не имеет смысла. Если вам жизненно важно, чтобы конкретный специалист представлял интересы компании с МЧД, можно простимулировать его (например, премия за расширение объема работы).

Где можно почитать официальные разъяснения об МЧД, ведь это новые правила?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Официальная информация об МЧД есть в нескольких нормативных актах. Но в них сложно вникнуть из-за специфики изложения. Самые доступные и простые разъяснения есть на сайте ФНС и на портале «Госуслуг». В частности, там можно найти ссылку на сервис налоговой службы, где можно оформить машиночитаемую доверенность на основе шаблона.

Требования к содержанию и формату документа

Так как МЧД являются относительно новым решением, Минцифры РФ подготовило рекомендации по их оформлению. В основном, они касаются порядка удостоверения документа. В его содержании вам нужно указать:

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

• название документа, срок его действия, номер;
• дату и место оформления;
• сведения о доверителе (юридическое лицо или предприниматель);
• информацию о доверенном лице (ФИО, паспортные данные, должность и т.д.);
• перечень полномочий и условиях для их осуществления;
• указание на возможность передоверия на другое лицо (если не уверены, лучше запретить);
• перечень органов, где ваши интересы может представлять лицо с доверенностью (опционально).

Обращаю внимание, что при выборе полномочий можно задать условия и ограничения для их использования. Например, это может быть предмет и сумма сделки. Если цена контракта превысит заданный вами лимит, то представитель уже не сможет подписать его.

Чтобы доверенность стала машиночитаемой, ее нужно заполнить в формате XML. Также необходимо соблюдать структуру документа в соответствие с Приказом Минцифры № 857. Подписать доверенность может директор компании. Для этого он использует усиленную квалифицированную подпись (УКЭП).

Для соблюдения структуры документа вы выбираете полномочия не произвольно, а из перечня (классификатора) Минцифры РФ. У каждого полномочия там есть уникальный идентификационный номер. Это позволит любой программе, подключенной к справочнику, быстро проверить наличие или отсутствие полномочия.

Единый формат МЧД, предложенный Минцифры РФ, пока является рекомендацией. Следовательно, вы можете включить в структуру документа и иные разделы. Но все советуем не отступать от шаблона. Он разработан под основные требования информационных систем и ресурсов, где можно работать с электронными документами.

Могут возникнуть сложность с заполнением МЧД. В принципе, это можно сделать в обычном офисном редакторе. Но чтобы избежать ошибок и недействительности документа, лучше использовать сервис на портале ФНС. Он не позволит подписать доверенность, заполненную с нарушениями в структуре и содержанию. Также через сервис удобно зарегистрировать МЧД в распределенном реестре налоговой службы.

Что нужно сделать для регистрации МЧД

Что еще за регистрация МЧД, спросите вы? Обычную письменную доверенность нигде не нужно регистрировать. Даже если вы оформляете этого документ через нотариуса, сведения о нем включить лишь в реестр ФНП. Но в отношении машиночитаемых доверенностей действует такие правила:

• вы можете, хотя и не обязаны, загрузить доверенность и ЭЦП сотрудника в реестр налоговой службы;
• после проверки через электронный сервис МЧД будет включена в распределенный реестр ФНС;
• ваши контрагенты, государственные органы и иные лица смогут подключить свою информационную систему к реестру, чтобы мгновенно проверять МЧД.

Еще один важный и полезный сервис есть на «Госуслугах». Он называется «Доверенности и доступы», находится в личном кабинете компании. В сервисе можно оформить МЧД на основе предложенного шаблона. Там же можно сразу подгрузить нужные номера полномочий из единого классификатора.

Если ваши сотрудники редко применяют МЧД, можно обойтись и без регистрации. В этом случае доверенность в виде файла прикладывается к каждому документу, подписанному представителем. Согласитесь, что при значительном объеме делопроизводства это не очень удобно. На данный момент в реестре ФНС уже более миллиона доверенностей.

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

Могут ли отказать в регистрации машиночитаемой доверенности?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Основанием для отказа может быть только нарушение требований к формату и содержанию (структуре) доверенности. Но если заполнять ее через сервис ФНС, то таких проблем не возникнет. Также вы всегда можете задать вопросы консультантам налоговой службы, чтобы устранить сомнения и ошибки.

Распределенный реестр МЧД

Как указано на сайте ФНС, распределенный реестр – это единый блокчейн хранилище доверенностей. Он не только содержит базу загруженных документов, но и обеспечивает их защиту. Реестр станет идеальным вариантом для фирм, которые выдают много доверенностей на разных сотрудников. Все они будут загружены в единую базу. Еще отмечу, что к хранилищу подключен реестр нотариальной палаты. Поэтому в базу будут автоматически подгружаться доверенности, которые заверил нотариус.

К реестру подключаются коммерческие удостоверяющий центы, гос. учреждения и операторы ЭДО. Это дает практически безграничные возможности для бизнеса. Любую сертифицированную систему электронного документооборота вы можете подключить к реестру. Естественно, при подписании документов с контрагентом ему нужно сообщить, что данные об МЧД размерены в базе налоговой службы. Впрочем, при работе с конкретной организацией вы можете выбрать и другого оператора узла, а не обязательно сайт ФНС.

Перечень полезных документов

№ п/п	Ссылка на скачивание документов	Описание
1	Скачать	Техническое задание на рыночную оценку объекта
2	Скачать	Образец формы Р 13015 на изменение сведений ЕГРЮЛ
3	Скачать	Заявка в Комиссию Росреестра (бланк)
4	Скачать	Иск об уменьшении кадастровой стоимости (бланк)
5	Скачать	Заявка на получение выписки ЕГРН
6	Скачать	Заявление в Комиссию о пересмотре кадастровой стоимости
7	Скачать	Заявка о перерасчете кадастровой стоимости

Как подписывать электронный документы ЭЦП с машиночитаемой доверенностью

Вы наверняка уже работаете с электронными документами и ЭЦП. Использование МЧД не сильно усложнит ваши действия. После оформления доверенности и ее регистрации вы будете работать так:

• электронный документ подписывается представителем ЭЦП (в содержании нужно указать реквизиты доверенности);
• подписанный документ направляется второй стороне в виде файла;
• получив документ, контрагент проверит действительность сертификата ЭЦП и данные доверенности, полномочиях (для этого сервис или система ЭДО должны быть подключены к распределенному реестру).

Подписание документа с ЭЦП и МЧД займет считанные минуты. Если вы не регистрировали доверенность, ее нужно приложить к подписанному документы. Если проверка покажет, что МЧД отозвана или срок ее действия истек, подпись на документе не будет иметь юридической силы.

Какие программы можно использовать для подписания ЭЦП по доверенности

Во многом, это зависит от вида документа и структуры, куда вы его направляете. К примеру, отчетность для гос. органов можно подписать напрямую в личных кабинетах порталов. Но для обычного документооборота лучшим решением станет сервис «Добыто. Подпись». С ним может работать как директор вашей компании, так и представитель с машиночитаемой доверенностью.

Уважаемые КЛИЕНТЫ! Статья написана обобщенно, но каждая ситуация требует индивидуального подхода. Позвоните нам по телефону и Вам ответит опытный инженер: 8 (499) 490-45-04 — Москва. Все консультации бесплатны.

Еще функции подписания документов ЭЦП есть в различных системах ЭДО и КЭДО. Если вы еще не перешли на полноценный электронный документооборот, обязательно сделайте это. В обозримом будущем все делопроизводство организаций обязательно переведут в цифру. Сейчас это пока добровольное дело.

Подведем итоги

• Машиночитаемая доверенность – это документ, который могут «прочитать» программы и сервисы. МЧД содержит сведения о представителе и объеме его полномочий для действий от имени компании-доверителя.
• Оформить МЧД можно самостоятельно, через сервисы «Госуслуг» и сайта ФНС. Доверенность подписывает директор компании и для этого ему нужна УКЭП.
• Лучше сразу регистрировать все МЧД, чтобы сведения о них включили в распределенный реестр налоговой службы. Это упрощает работу, если ваша компания выдает много доверенностей.
• Для подписания электронных документов с ЭЦП и МЧД советуем использовать сервис «Добыто. Подпись». Каких-либо специальных навыков для работы с ним не требуется.