Онлайн-сервисы и подписание документов ЭЦП на портале «Госуслуг»

Большинство сервисов на портале «Госуслуг» разработаны и доступны для граждан. Но и для бизнеса там есть много полезного. На «Госуслугах» можно создать личный аккаунт организации, внести туда данные о сотрудниках и филиалах. Все действия выполняет руководитель компании, причем для этого обязательно нужна усиленная квалифицированная подпись (УКЭП). Без нее не обойтись и при подписании заявлений, иных обращений для загрузки на «Госуслуги». Хорошим решением для подписания документов ЭЦП станет сервис «Добыто. Подпись».

Можно ли создать аккаунт организации на сайте «Госуслуг»

Сложно найти человека, который еще ни разу не воспользовался сервисами на «Госуслугах». Уже несколько лет некоторые из них доступны для организаций, их руководителей и сотрудников. На «Госуслугах» можно:

• создать личный аккаунт организации;
• внести данные о сотрудниках и представителях, их полномочиях и машиночитаемых доверенностях;
• зарегистрировать филиал юридического лица;
• подать документы на регистрацию сделок с недвижимостью и транспортом;
• подать обращение в государственных органы;
• направить документы на изменения в реестр лицензий;
• зарегистрировать корпоративные сим-карты для персонала.

Перечень услуг для бизнеса на «Госуслугах» постоянно расширяется. Чтобы пользоваться ими, нужно сначала открыть личный кабинет организации. Такие полномочия есть только у руководителя. Но сперва ему необходимо зарегистрировать себя, как пользователя портала.

Важнейшей услугой на сайте является возможность подавать электронные обращения в разные гос. органы. Если это делает физическое лицо, то подтвердить личность и подпись на документе можно ЕСИА (это верифицированный аккаунт с «Госуслуг»). А вот если документ подает организация, то для его подписания, в большинстве случаев, директору нужно использовать УКЭП. Работать с электронными документами можно в различных программах и приложениях. Мы рекомендуем удобный и безопасный сервис «Добыто. Подпись».

Могу ли я, как руководитель нескольких компаний, открыть для каждой из них личный кабинет на «Госуслугах»?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Об этом прямо разъяснено на «Госуслугах». Один человек, возглавляющий разные компании, может открыть для них личные кабинеты на портале. Ограничений по количеству нет. Все юридические лица будут видны в разделе «Учетные записи и роли». Их можно выбрать сразу при входе на портал или в процессе работы под своим аккаунтом.

Что нужно директору для создания личного кабинета организации

Руководителем компании всегда является физическое лицо. Следовательно, он может пройти регистрацию и верификацию, чтобы получить подтвержденный аккаунт на «Госуслугах». Проверка личности возможна через МФЦ, в других представительствах удостоверяющего центра портала. Когда аккаунт будет подтвержден, можно приступать к открытию личных кабинетов для организации.

Еще одним обязательным требованием является наличие у директора УКЭП. Она подтверждает не только личность руководителя, но и его полномочия. При регистрации личного кабинета статус директора будет проверен со сведениями из ЕГРЮЛ. Это повлияет на длительность процедуры, так как ФНС не всегда оперативно отвечает на запрос. Впрочем, в большинстве случаев проверка занимает 15-20 минут, после чего руководитель получит уведомление о создании личного кабинета.

Стоит сказать, что юридическое лицо не обязано регистрироваться и создавать личный кабинет на «Госуслугах». Даже для обращений в государственные органы вполне можно работать с другими сервисами и порталами. Если нужно просто подписывать договоры и иные документы с контрагентами, то здесь «Госуслуги» вообще ничем не помогут. Для указанных, и многих других целей, лучше использовать сервис «Добыто. Подпись».

Электронные услуги для бизнеса на портале «Госуслуг»

Сразу при создании новой компании вы обязаны назначить руководителя. Он будет представлять интересы организации без дополнительного подтверждения полномочий. В первые дни существования фирмы желательно:

• зарегистрироваться в личном кабинете на сайте ФНС;
• получить УКЭП на директора (сейчас это бесплатная услуга);
• заключить соглашение об электронном взаимодействии с Социальным фондом РФ (далее можно зарегистрироваться в личном кабинете страхователя);
• определиться с форматом документооборота (для крупной компании лучше сразу подключиться к ЭДО).

Естественно, ничто не мешает вам открыть личный кабинет и на портале «Госуслуг», если у руководителя же есть там подтвержденный аккаунт.

На сайте описаны следующие основные функции, которые станут доступны через личный кабинет организации:

• проверка судебной задолженности (после взыскания);
• регистрация и активация корпоративных сим-карт (они оформляются на юридическое лицо и далее распределяются между сотрудниками);
• регистрация транспортных средств (если собственником стала фирма);
• проверка сведений и получение отчета о ходе исполнительных производств;
• подача сведений для изменения в реестре лицензий (не для всех ведомств);
• обращение за мерами поддержки для компаний из IT-сферы.

На практике доступных услуг будем намного больше. Их перечень вы увидите на стартовой странице портала в режиме «Организация» (там есть опция «услуги»). Объем услуг зависит от сферы деятельности компании.

Открыв личный кабинет, директор сможет создать группы доступа сотрудников. Это важно, если полномочия распределяются для отдельных направлений работы (например, для ведения дет на электронной торговой площадке). Сотруднику вы предоставите ссылку на группу допуска, а зайти на «Госуслуги» ему нужно под своей учетной записью. Подробнее о предоставлении полномочий для штатных работников расскажем ниже.

Можно ли поручить открытие личного кабинета фирмы одному из сотрудников (не руководителю)?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». На этот случай есть разъяснения прямо на портале «Госуслуг» — только руководитель может открыть личный кабинет для своей организации. Более того, именно у него будет доступ ко всем функциям в ЛК. Сотрудники, подключенные к личному кабинету, получат ограниченный доступ, исходя из своей роли и полномочий. Закрыть личный кабинет также может только действующий директор. Этот факт легко проверяется по сведениям ЕГРЮЛ.

Где руководитель может получить УКЭП для работы с «Госуслугами»

До открытия личного кабинета нужно сначала получить УКЭП. Для этого руководитель компании:

• приобретает сертифицированный usb-носитель, куда позже запишут электронную подпись (ключи и сертификаты);
• обращается лично с паспортом и СНИЛС в пункты выдачи или к доверенным лицам УЦ налоговой службы (адреса и время работы можно найти на сайте ФНС);
• проходит проверку личности, после чего УКЭП запишут на предоставленный токен.

Процедура полностью бесплатна. Через коммерческие удостоверяющие центры директор не может получить УКЭП с 2023 года.

Стоит сказать, что личный кабинет организации можно открыть только в веб-версии «Госуслуг». В мобильном приложении такая опция недоступна. Но в нем можно воспользоваться некоторыми услугами уже после открытия личного кабинета.

Перечень полезных документов

№ п/п	Ссылка на скачивание документов	Описание
1	Скачать	Техническое задание на рыночную оценку объекта
2	Скачать	Образец формы Р 13015 на изменение сведений ЕГРЮЛ
3	Скачать	Заявка в Комиссию Росреестра (бланк)
4	Скачать	Иск об уменьшении кадастровой стоимости (бланк)
5	Скачать	Заявка на получение выписки ЕГРН
6	Скачать	Заявление в Комиссию о пересмотре кадастровой стоимости
7	Скачать	Заявка о перерасчете кадастровой стоимости

Предоставление полномочий сотрудникам фирмы

Директору компании сложно вести все дела самостоятельно. Поэтому многие полномочия можно передать подчиненным и сторонним специалистам. Для начала нужно руководствоваться должностными инструкциями и локальными актами. Там прописано, кто, когда и за что отвечает в организации. Для подписания документов и работы в онлайн-сервисах от имени компании необходимо оформить доверенность. Она будет нужна и для сотрудников, добавленных в личный кабинет организации на «Госуслугах».

Вот что нужно знать вам, чтобы в ЛК можно работать штатные специалисты компании:

• только руководитель может создавать доверенности и выбирать полномочия;
• можно назначить сотрудника администратором, чтобы ему был доступен полный список полномочий (для этого оформляется доверенности с указанием «Право формирования доверенности с передачей на подпись руководителю»);
• доверенность, загруженной в личный кабинет, нужно подписать УКЭП директора;
• у сотрудника, на которого оформляется доверенность, должна быть подтвержденная учетная запись на «Госуслугах»;
• продлить ранее выданную доверенность нельзя, т.е. придется оформлять новый документ.

Есть возможность расширить объем полномочий сотрудника, но только с предоставлением ему роли администратора. Отменить доверенность руководитель может в любой момент (тоже через личный кабинет на «Госуслугах»).

Работая в ЛК, директор может всегда видеть сотрудников из определенной группы, исключать их оттуда по мере необходимости. Но для постановки задачи и контроля их выполнения придется использовать другие сервисы (например, систему ЭДО с функциями CRM). Также сотрудник может сам удалить себя из группы, войдя на «Госуслуги» под учетной записью. Уведомление об этом будет отправлено руководителю.

Можно ли объединить личные кабинета на «Госуслугах» и сайте ФНС для удобства работы?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Это принципиально разные сервисы, хотя отдельные функции в них совпадают. Напрямую через «Госуслуги» нельзя подать отчетность, работать с единым налоговым счетом и т.д. Поэтому наличие личного кабинета на портале не сильно поможет при взаимодействии с налоговой службой. А вот сервисы и системы ЭДО можно подключить к личному кабинету налогоплательщика. Это упростит все действия, в том числе при сдаче отчетности.

Подписание документов ЭЦП для загрузки в сервисы «Госуслуг»

Многие виды обращения на «Госуслугах» можно подписывать напрямую, если у пользователя есть подтвержденная учетная запись (ЕСИА). Но для работы с документами в личном кабинете организации вам будет нужна УКЭП. Общая схема работы с электронными документами такова (на примере сервиса «Добыто. Подпись»):

• вы оформляете односторонний или двусторонний документ в обычных редакторах (с соблюдением требований к формату файлов);
• готовый документ нужно загрузить для подписания в рабочую область сервиса «Добыто»;
• заверив документ ЭЦП, вы сможете загрузить ее в соответствующий сервис на «Госуслугах»;
• статус загруженного документа будет виден в личном кабинете организации.

На портале есть сервис для проверки действительности электронной подписи. Им может воспользоваться руководитель компании или сотрудник, включенный в группу, получатель документа.

Регистрация филиалов

Еще одна полезная опция в ЛК на «Госуслугах» — возможность добавить филиал компании. Для этого нужно указать его название, КПП, электронную почту и организационно-правовую форму. Далее сведения о филиале будут видны во вкладке личного кабинет организации, у пользователей с ролью «сотрудник».

После создания филиала для него можно открыть группу сотрудников. Алгоритм действий такой же, как описано выше. Но нужно учесть, что сотрудник может состоять только в одной группе – организации или ее филиала. Система не даст включить его сразу в обе группы.

Изменения ролей и полномочий

Деятельность компании может привести к изменениям в работе с личным кабинетом на «Госуслугах». Вот примеры:

• назначение нового руководителя, который получит неограниченный доступ к ЛК (прежний директор, напротив, будет удален из кабинета);
• наделение и отзыв полномочий, отмена или выдача доверенностей (в каждом случае необходимо вносить изменения в группу сотрудников фирмы или филиала);
• ликвидация предприятия (личный кабинет будет удален по заявлению руководителя).

Если руководитель закрывает свой личный аккаунт на «Госуслугах», то не сможет работать и в кабинете организации.

Альтернативные способы получения государственных услуг

Еще раз повторюсь, что для организаций на «Госуслугах» пока не очень много полезных сервисов и функций. Но ничто не мешает получать государственные и муниципальные услуги:

• через многофункциональные центры, клиентские службы гос. органов;
• через сервисы на порталах отдельных ведомств;
• через сервисы «единого окна», где можно обратиться сразу в несколько гос. учреждений (например, при лицензировании).

Электронные документы, подписанные ЭЦП, принимают все государственные учреждения. Этим нужно пользоваться, чтобы сократить продолжительность процедур и упростить все действия.

Подведем итоги

• На портале «Госуслуг» можно открыть личный кабинет организации, создать группы сотрудников и зарегистрировать филиал. Указанные полномочия есть у директора, которому нужно иметь подтвержденную учетную запись и УКЭП.
• В личном кабинете вы можете добавлять сотрудников, фиксировать их полномочия и загружать доверенности. После этого сотрудник сможет действовать от имени компании, но только если сам имеет подтвержденный аккаунт на «Госуслугах».
• Чтобы отправить документы через «Госуслуги», их нужно сначала подписать. Для этого советуем работать с сервисом «Добыто. Подпись» от отечественных разработчиков.