Как получить УКЭП и подписывать электронные документы по новым правилам

Электронный документ можно подписать простой, неквалифицированной или квалифицированной ЭЦП. Для юридических лиц, а точнее для руководителей и сотрудников компании, обычно нужна УКЭП. Сейчас ее выпускают по новым правилам. Директор фирмы может получить УКЭП только через удостоверяющий центр налоговой службы. Другие представители компании оформляют электронную подпись через коммерческие удостоверяющие центры или в приложении «Госключ». Работать с ЭЦП можно в различных системах и приложениях, а одним из самых удобных сервисов является «Добыто. Подпись».

Что нужно знать о новых правилах получения УКЭП

Сразу определимся, что в этой статье я расскажу только о порядке оформления УКЭП. Именно этот вид электронных подписей нужен организациям и ее представителям. Новые правила получения УКЭП действуют с 2023 год. Их суть заключается в следующем:

• государство разграничило схемы получения УКЭП для руководителей компания или ИП и на других лиц;
• директор, который действует от имени фирмы в силу служебного положения, получает УКЭП только через налоговую инспекцию;
• другие лица, которые будут представлять компанию, получают электронную подпись через коммерческие УЦ или в приложении «Госключ»;
• на всех представителей фирмы, кроме директора, нужно оформить еще и машиночитаемую доверенность.

До 2023 года руководители могли получить УКЭП в любом удостоверяющем центре. Зачастую это приводило к злоупотреблениям и мошенничеству. В итоге, государство взяло под усиленный контроль процесс выпуска электронных подписей для директоров компаний, ИП и нотариусов.

Еще одним изменением стал переход к машиночитаемым доверенностям. Они нужны представителям компаний, которые будут подписывать документы ЭЦП. В доверенности вы укажете объем полномочий. При этом сама УКЭП уже выпускается не от имени организации, а персонально на гражданина-представителя. Введен и специальный порядок регистрации МЧД. После этого доверенность включат в распределенный реестр. Сведения из него используют для проверки полномочий, действительности МЧД.

Если вы ранее не получали УКЭП, то можете не знать требования к документам и обязательным проверкам. Все это я разъясню в статье, подкрепив примерами из личной практики. Еще полезно почитать материалы на сайте ФНС. Там есть подсказки для многих действий, формы документов и актуальные нормативные акты.

У меня есть старая УКЭП, выданная в 2022 году. Ее можно сейчас продлить по новым правилам?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Нет, сейчас УКЭП, выданные по старым правилам, уже утратили силу и просто так их не подлить. Вам нужно обращаться в пункты выдачи или к доверенным лицам УЦ налоговой службы, где выпустят новый квалифицированный аттестат. Еще учтите, что УКЭП теперь нельзя перезаписать на другие носители. У вас будет один токен, который можно использовать на разных устройствах.

Для руководителей организаций и ИП

Если вы являетесь директором компании или предпринимателем, то за УКЭП нужно обращаться в налоговую инспекцию. Если быть точнее, то электронную подпись выдает удостоверяющий центр ФНС. У него есть пункты выдачи, адреса которых размещены на сайте налоговой службы. Еще возможен вариант с получением УКЭП через доверенных лиц. Их перечень также доступен на портале ФНС.

Стоит отметить еще несколько важных моментов, связанных с выпуском УКЭП:

• срок действия квалифицированных подписей теперь составляет 15 месяцев (ранее он был 12 месяцев);
• если у компании сменится директор, ему необходимо оформить УКЭП на себя (подпись бывшего руководителя утратит силу);
• для получения УКЭП первый раз нужно лично явиться на проверку, принести с собой токен для записи ключа и сертификата;
• далее, если срок действия сертификата еще не истек, можно переоформить УКЭП удаленно и без личного посещения пункта выдачи.

Сам квалифицированный сертификат вам выпустят за считанные минуты. Он генерируется системой Минцифры РФ и сразу попадает в специальный реестр. Чтобы работать с ЭЦП, придется потратить время и установить сертификат на своей устройство (ПК, ноутбук и т.д.). Также будут нужны криптопрограммы и плагины для работы в браузере. Для установки и настройки нужно следовать инструкциям с сайта ФНС. Также помощь окажут представителя криптопровайдера, который обеспечивает безопасность и шифрование данных.

Для сотрудников компании

Чаще всего от имени компании действует не только сам директор, но и другие представители – штатные сотрудники, сторонние лица. Объем их полномочий пропишите в доверенности, должностных инструкциях и иных документах. Но чтобы представитель мог подписывать электронные документы, ему нужна ЭЦП. Общие правила ее получения:

• руководитель компании заполняет, регистрирует и выдает машиночитаемую доверенность на каждого представителя;
• для получения УКЭП представитель обращается в коммерческий удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию Минцифры;
• услуги по выпуску электронной подписи оплачивает сам заявитель (впрочем, компания может оплатить эти расходы за свой счет);
• у одной фирмы может быть неограниченное количество представителей, и у каждого из них будет своя УКЭП.

Уже пару лет граждане могут оформить квалифицированную подпись через приложение «Госключ». Проверка личности там проходит по аккаунту с портала «Госуслуг». Разобраться в настройках приложения достаточно сложно, если вы делаете это в первый раз. Также им не очень удобно пользоваться при работе с большим количеством электронных документов. Намного проще сервис «Добыто. Подпись». Это отечественный продукт, который разработан с учетом специфики оформления и подписания документов для бизнеса. Сервис включен в реестр российского ПО, а значит, отвечает всем требованиям безопасности.

Сколько УКЭП можно оформить на одного сотрудника организации?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Чтобы сотрудник мог представлять компанию, ему достаточно оформить одну УКЭП. Она подтверждает личность, но не полномочия. Поэтому дополнительно нужна еще и машиночитаемая доверенность. Без нее вторая сторона документа не сможет проверить объем полномочий, предоставленных фирмой.

Как проходит выпуск УКЭП через налоговую инспекцию

Теперь перейдем от общих слов к практике. Руководитель (директор) компании может обратиться за УКЭП сразу после вступления в должность. Соответственно, у него должен быть приказ о назначении. Описывать полномочия директора в отдельном документе не нужно, ведь они изначально предусмотрены уставом. При этом статус руководителя при оформлении ЭЦП будет проверен еще и по сведениям из ЕГРЮЛ. По этой причине важно сразу подать документы на обновление сведений в реестре, если у компании сменился директор.

Пункты выдачи УКЭП есть далеко не во всех налоговых инспекциях. Это может создать проблемы для руководителей компаний, офисы которых расположены в небольших и удаленных городах, поселках. На этот случай может быть удобнее обратиться к доверенным лицам. К примеру, в их перечень входит Сбербанк и его удостоверяющий центр. Офисы банка есть практически везде. Советуем уточнить, в какое подразделение можно обратиться, чтобы получить электронную подпись.

Какие документы нужно взять с собой

Требования к документам для получения УКЭП минимальны. Директору компании нужно взять с собой паспорт и СНИЛС, приказ о назначении на должность. Эти сведения будут проверены по реестру ЕГРЮЛ непосредственно на месте. Предпринимателю также нужен паспорт и СНИЛС. Сведения об ИНН можно указать в заявке без предоставления дополнительного документа.

Для обращения в пункт выдачи УКЭП не нужна предварительная запись. Прямо на месте вы получаете талон электронной записи (через терминал) и ждете своей очереди. В моей практике ожидание составило всего 20 минут. Прием документов сопровождается регистрацией. Далее начинается проверка, которая завершится выпуском квалифицированного сертификата, его записью на usb-носитель.

Токен для записи УКЭП

Сама по себе электронная подпись представляет собой набор информации. Ее записывают на usb-носитель, который называется токеном. Его приобретает сам директор компании или предприниматель. Важно, чтобы токен был сертифицированным. На это сразу указывают при продаже носителя. Купить токен можно в удостоверяющих центрах или в компаниях, аккредитованных производителями.

Представители УЦ налоговой службы запишут сертификат и ключ на токе сразу после завершения проверки. Там же на месте можно сразу проверить электронную подпись. На сайте ФНС и на портале «Госуслуг» есть сервисы, где можно в любой момент убедиться в действительности сертификата ЭЦП. Токен для УКЭП является неперезаписываемым.

Проверка личности и выпуск квалифицированного сертификата

Как я указал выше, проверки в пункте выдачи или у доверенных лиц занимают от нескольких минут до пары часов. Причин для отказа в выпуске УКЭП не очень много:

• отсутствие данных в ЕГРЮЛ о полномочиях директора (соответственно, в ЕГРИП должна быть информация о предпринимателе);
• отсутствие паспорта или истечение его срока действия;
• несоответствие данных паспорта и информации в ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
• предоставление несертифицированного токена.

В целом, любую из перечисленных проблем можно решить достаточно быстро. Дольше всего будет переоформление паспорта.

Когда можно начать работу с УКЭП

На токен записывают ЭЦП после генерирования сертификата, внесения его в реестр Минцифры. Сразу после этого вы сможете работать с электронной подписью без каких-либо ограничений. Естественно, не обойтись без установки и настройки сертификата, о чем я сказал выше. Подробнее об этих действиях вы можете узнать из других материалов на нашем сайте.

Перечислю несколько важных направлений в деятельности фирмы, где не обойтись без УКЭП:

• оформление и подписание отчетности для государственных органов, внебюджетных фондов;
• участие в тендерах и госзакупках на электронных торговых площадках;
• ведение внутреннего электронного документооборота (именно для этих целей есть множество систем и сервисов ЭДО, КЭДО);
• работа с документами при обращении в суды;
• подписание электронных документов по гражданским сделкам (поставки, аренда и т.д.);
• обращение на регистрацию и кадастровый учет в Росреестр;
• проведение оценки недвижимости и иного имущества.

Естественно, это далеко не полный список. Без УКЭП не обойтись в таможенных процедурах, при оформлении документов по внешнеэкономическим сделкам. Также основным способом подачи заявок на лицензирование является именно онлайн-сервисы. А для работы с ним нужна УКЭП или подтвержденный аккаунт с «Госуслуг» (ЕСИА).

Могу я передать свою УКЭП другому сотруднику компании?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Вообще, УКЭП может использовать только то лицо, которое ее получало. На практике, токен с подписью нередко дают для работы заместителям директора, бухгалтерам. Но ответственность за все действия будет нести именно руководитель, на которого выпущен квалифицированный сертификат.

Перевыпуск, продление и отмена УКЭП

У обладателя УКЭП есть возможность отозвать ее или перевыпустить (продлить). Для аннулирования электронной подписи нужно подать заявление, очно или через онлайн-сервисы. Перевыпуск осуществляется удаленно, только если не истек срок действия сертификата (15 месяцев). Также переоформить ЭЦП нужно, если он скомпрометирована.

Не требуется перевыпуск УКЭП, если токен поврежден. В этом случае достаточно приобрести новый носитель и предоставить его в удостоверяющий центр налоговой службы. После проверки личности и сертификата, данные будут записаны на представленный токен. На срок действия ЭЦП это не повлияет.

Перечень полезных документов

№ п/п	Ссылка на скачивание документов	Описание
1	Скачать	Техническое задание на рыночную оценку объекта
2	Скачать	Образец формы Р 13015 на изменение сведений ЕГРЮЛ
3	Скачать	Заявка в Комиссию Росреестра (бланк)
4	Скачать	Иск об уменьшении кадастровой стоимости (бланк)
5	Скачать	Заявка на получение выписки ЕГРН
6	Скачать	Заявление в Комиссию о пересмотре кадастровой стоимости
7	Скачать	Заявка о перерасчете кадастровой стоимости

Где можно подписывать электронные документы после получения УКЭП

Никаких ограничений нет – вы сами выбираете сервисы и программы для работы с УКЭП. В последние пару лет ужесточены требования к ПО, безопасности данных и местам размещения серверов ЭДО. Разработчики программного обеспечения проходят регистрацию в реестре Минцифры, чтобы получить полный доступ на отечественный рынок.

Если у вашей компании нет полноценной системы ЭДО, то лучшим решением станет сервис «Добыто. Подпись». Там можно быстро подписать любой документ, если на ПК или ноутбуке уже установлен сертификат. Безопасность данных гарантирована, ведь серверы расположены на территории России. Попробуйте подписать документы в «Добыто. Подпись» прямо сейчас, ведь сервис бесплатен на период тестирования.

Подведем итоги

• УКЭП вы можете бесплатно получить через налоговую инспекцию, если являетесь руководителем фирмы или предпринимателем. Обращаться нужно в пункты выдачи или к доверенным лицам удостоверяющего центра ФНС.
• Сотрудники или иные лица, которые будут подписывать документы от имени компании, получают УКЭП через коммерческие удостоверяющие центры. Также ее можно выпустить в приложении «Госключ». Не забудьте оформить машиночитаемую доверенность, где будет указан объем полномочий.
• Сразу после получения УКЭП ее можно использовать для работы с электронными документами. Лучшим решением для этого станет сервис «Добыто. Подпись».