Электронные документы и подписание их ЭЦП при ликвидации компании

Ликвидация компании – это не самый быстрый процесс. Даже если нет обязательств перед кредиторами, процедура займет больше двух месяцев. При ликвидации через банкротство процедуры идут еще дольше. Также при закрытии фирмы не обойтись без оформления множества документов. Сейчас их можно подписывать ЭЦП и направлять через онлайн-сервисы. От имени компании это будут делать учредители, руководитель и представитель ликвидационной комиссии. Подписывать все документы очень удобно в сервисе «Добыто. Подпись».

Что нужно знать о схемах ликвидации юридического лица

Если речь идет о добровольной ликвидации, когда решение принимают учредители фирмы, то доступны две схемы:

• стандартный порядок с уведомлением кредиторов, расчетов по обязательствам и снятием с учета в ИФНС;
• через банкротство, если активов компании недостаточно для расчета с кредиторами и бюджетом.

Обе схемы имеют свою специфику. Это относится и к составу документов, срокам их оформления. При банкротстве большинство документации будет подписывать управляющий, назначенный судом. Итог обоих вариантов – снятие с регистрационного учета в налоговом органе, удаление данных из ЕГРЮЛ.

Юридическое лицо могут ликвидировать принудительно. Такое решение может принять суд или ИФНС (основания указаны в разных законах). Также компанию могут банкротить ее кредиторы. В схемах с принудительной ликвидации вам тоже нужно постоянно оформлять различные документы. К примеру, если процедура инициирована ИФНС, то можно направить возражения на решение. В этом случае ликвидация будет прекращена, а фирма сможет продолжить деятельность.

Еще есть схемы со скрытой (условной) ликвидацией. Юридическое лицо может пройти реорганизации, прекратить деятельность при объединении или разделении. Это тоже не самые простые процедуры, так как компании предстоит уведомлять кредиторов, проходить выездную проверку со стороны ИФНС.

Скорее всего, руководитель ликвидируемой фирмы уже получить УКЭП. Ее можно использовать для подписания всех документов, необходимых при закрытии юр. лица. Для работы с УКЭП мы советуем сервис «Добыто. Подпись». Он соответствует всем требованиям безопасности и включен в реестр отечественного ПО.

Где найти типовые документы для ликвидации компании через налоговую инспекцию?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Много шаблонов для юридических лиц можно найти на сайте ФНС. Также есть унифицированные формы заявлений, которые утверждены нормативным иктами. Но многие документы нужно разрабатывать и заполнять самостоятельно, так как их содержание зависит от схемы ликвидации, специфики ситуации. Если вы закрываете фирму при поддержке юриста, он сам подготовит все необходимое.

Есть ли возможность выбора

Выбор есть всегда и во всем. Что касается ликвидации компании, то вы можете выбирать схему с учетом следующих обстоятельств:

• если у вас нет долгов и обязательств перед кредиторами, то безусловно лучше закрывать фирму через ИФНС;
• если стоимости активов явно недостаточно для погашения долгов, то лучше не тратить время на процедуру в ИФНС и сразу подавать на банкротство;
• если вы не хотите рисковать имуществом и денежными активами. То стоит обратить внимание на схему с реорганизацией (она может сопровождаться выходом из состава учредителей).

Зачастую собственники фирмы неправильно оценивают структуру дебиторской и кредиторской задолженности. Из-за этого можно потерять время и понести ненужные расходы. В итоге, через 1-2 месяца процедуры через ИФНС станет понятно, что активов не хватит для погашения всех долгов. Компании придется подавать на банкротство, и сроки всех действий начнутся заново.

Еще один не самый удачный вариант – ликвидация через продажу фирмы. В этом случае сохраняется риск ответственности по сделкам и обязательствам, возникшим до выхода из состава учредителей. Сроки давности в данной ситуации могут составлять до 3 лет. Нельзя исключать и привлечения к ответственности по УК РФ или КоАП РФ (фиктивность сделок, незаконный вывод активов и т.д.). Советуем выбирать схему ликвидации только на основании заключений юристов.

Перечень полезных документов

№ п/п	Ссылка на скачивание документов	Описание
1	Скачать	Техническое задание на рыночную оценку объекта
2	Скачать	Образец формы Р 13015 на изменение сведений ЕГРЮЛ
3	Скачать	Заявка в Комиссию Росреестра (бланк)
4	Скачать	Иск об уменьшении кадастровой стоимости (бланк)
5	Скачать	Заявка на получение выписки ЕГРН
6	Скачать	Заявление в Комиссию о пересмотре кадастровой стоимости
7	Скачать	Заявка о перерасчете кадастровой стоимости

Какие документы нужны для ликвидации компании

Вернемся к теме статьи. Документы будут нужны на всех этапах ликвидации юридического лица:

• при принятии решения на уровне учредителей;
• при обязательных действиях с персоналом;
• при подаче отчетности;
• при направлении уведомлений и заявлений в ИФНС;
• при размещении сообщений о юридически значимых фактах (на «Федресурсе», в «Вестнике госрегистрации» и т.д.).

Общий список документов вы определите на основании нормативных актов. К примеру, вам не обойтись без проведения общего собрания и оформления протокола, подачи заявления в ИФНС. Для банкротства список документов определяется по Закону № 127-ФЗ, а без них суд просто откажет в возбуждении дела.

Если говорить о добровольной ликвидации через налоговый орган, то подписывать документы от имени компании могут:

• участники (учредители) – именно им предстоит утвердить решение и оформит его в виде протокола;
• руководитель компании – как минимум, он организует общее собрание, подает заявление в ИФНС о начале процедуры ликвидации;
• ликвидатор или председатель ликвидационной комиссии – их назначают учредители для ведения основных процедур;
• представители фирмы – на них можно оформить доверенность под отдельные полномочия (например, юрист может подписать и подать документы в налоговый орган).

В плане оформления документов самый простой вариант – это ООО с единственным учредителем, который сам является директором. Ему не придется проводить собрание, а на оформление решения уйдет немного времени.

Ликвидатор будет взаимодействовать с кредиторами и ИФНС. Также в его обязанности входит прием и учет требований по обязательствам, оформление документов о финансовом положении компании. Ликвидатор размещает сообщения на «Федресурсе» и в «Вестнике госрегистрации». При назначении состава комиссии или утверждении кандидатуры ликвидатора нужно руководствоваться уставом, нормативными актами.

При банкротстве многие документы подписывает управляющий. Его назначает суд по инициативе должника или кредиторов. Именно отчет управляющего после завершения конкурсного производства станет основанием для исключения фирмы из ЕГРЮЛ, официального прекращения ее деятельности.

Можно ли ликвидировать компанию, если один из трех учредителей не согласен на это?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». По вопросам создания и ликвидации юридических лиц нужно единогласное одобрение. Поэтому отказ со стороны хотя бы одного из участников не позволит закрыть компанию в добровольном порядке. Как вариант, можно выкупить долю в уставном капитале и исключить учредителя из состава. Если фирму ликвидируют через банкротство и по требованию кредиторов, то согласие участников не требуется.

Особенности и сроки оформления

Сейчас опишу последовательность действий при добровольной ликвидации, ведь документы нужно оформлять на каждом этапе процедуры:

• организация и проведение общего собрания, одобрение решение о закрытии фирмы – по итогам оформляется протокол, который подписывают все участники или их представители;
• оформление и подписание единоличного решения – если у компании только один учредитель;
• размещение на «Федресурсе» сообщения о начале процедуры ликвидации (требуется не во всех случаях);
• подписание и подача в ИФНС заявления (уведомления) по форме Р 15016 – в течение 3 рабочих дней;
• публикация сообщений в «Вестник госрегистрации» — не менее 2 раз с указанием порядка приема требований от кредиторов;
• промежуточный и окончательный ликвидационный баланс – именно в этих документах будет отражено, что компания рассчиталась по всем обязательствам;
• бухгалтерская и налоговая отчетность – ее нужно сдавать в разные сроки, в том числе непосредственно перед закрытием организации.

Форму Р 15016 нужно заполнять и подавать трижды (на разных этапах ликвидации).

Выше я описал только примерный перечень документов. Также, исходя из ситуации, может потребоваться:

• уведомление контрагентам о досрочном исполнении обязательств;
• переписка с кредиторами и государственными органами;
• предупреждения и иные документы об увольнении персонала в связи с ликвидацией;
• документы по банковским операциям;
• заключения аудиторов и отчеты оценщиков.

Закрывая контракты по сделкам для ликвидации, оформляются акты приемки, иные документы. Лучше решить все вопросы с контрагентами по обоюдному согласию, чтобы они не заявили о своих требованиях позже.

Пока ликвидация не завершена, в штате компании может числиться руководитель и бухгалтер, а по мере необходимости и другие специалисты. Но важно оформить все документы на их увольнение до подачи окончательного заявления в ИФНС. Также необходимо сдать отчетность по стажу и страховым взносам, чтобы избежать взыскания штрафов. Это текущие вопросы, о которых не стоит забывать.

Работа с электронными документами и подписание их ЭЦП

Нельзя сказать, что для оформления документов при ликвидации действуют какие-либо специальные правила. Но стоит отметить, что почти все их них вы можете подписать электронно. Для этого нужна УКЭП (подпись с квалифицированным сертификатом). Но есть ряд нюансов:

• учредители компании могут не иметь электронных подписей, и тогда протоколы собраний придется оформлять на бумаге и подписывать традиционным способом;
• документы на увольнение тоже необходимо оформлять в письменном виде, если сотрудники ранее не давали согласие на электронный документооборот;
• кредиторы могут подать заявления со своими требованиями лично или по почте, даже если вы оформляете все остальные документы электронно.

Бумажные документы, оформленные за время существования фирмы, придется сдавать в архив. Несоблюдение этих правил может повлечь ответственность.

Многое документы и уведомления со стороны ИФНС или кредиторов вы сможете получать электронно. По умолчанию, налоговый орган ведет взаимодействие именно в цифровом формате. Личный кабинет на сайте ФНС будет закрыт только после исключения сведений об организации из ЕГРЮЛ.

Если у нашей компании архив велся электронно, куда его передавать при ликвидации?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Для электронных документов действуют такие те правила по архивному делу. Сейчас уже все бюджетные организации, которые ведут архивы, перешли на электронное делопроизводство. Поэтому проблем с передачей документов при ликвидации компания наверняка не возникнет. Более того, вам могут предложить услуги по цифровизации документов, которые оформлялись письменно.

Как организовать подписание и направление документов при добровольной ликвидации

В зависимости от ситуации, вы можете подписывать и направлять электронные документы:

• через онлайн-сервисы государственных органов (на портале ФНС, на «Госуслугах» и т.д.);
• с использованием коммерческих сервисов для подписания документов (отличным решением станет «Добыто. Подпись»);
• в системе ЭДО вашей организации, если она имеет функционал по отправке электронных документов.

При организации работы с документами важно соблюдать требования к форме и содержанию, к срокам направления. В противном случае, вместо запланированной ликвидации компании, вы можете получить отказ или столкнетесь с взысканием штрафов.

Документооборот при ликвидации через банкротство

Документы на банкротство нужно подавать в арбитражный суд. Это вполне может сделать электронно через сервис «Мой арбитр». Подписать все документы можно в «Добыто. Подпись» (для этого нужна УКЭП). Далее в системе «Мой арбитр» можно отслеживать статус заявления, увидеть о датах заседания и вводимых процедурах. Все судебные акты по делу будут размещаться в картотеке арбитража и на «Федресурсе».

В ходе банкротства вам предстоит отвечать на запросы суда и управляющего, предоставлять дополнительные материалы. Для их подписания также отлично подойдет сервис «Добыто». Сроки банкротных процедур прогнозировать сложно, ведь многое зависит от действий управляющего. Впрочем, если у организации нет активов, то конкурсное производство пройдет достаточно быстро. Итогом станет вынесение судебного акта, по которому компанию-должника снимут с регистрационного учета в ИФНС.

Подведем итоги

• Чтобы закрыть компанию, можно пройти добровольную ликвидацию через ИФНС. Эта схема доступна, если активов компании хватает для расчета с кредиторами и бюджетом. Если таких условий нет, придется проходить ликвидацию через банкротство.
• Все документы при ликвидации компании вы можете подписать и направить электронно. Предлагаем работать с безопасным сервисом от отечественных разработчиков – «Добыто. Подпись».
• От имени фирмы при ликвидации документы будут подписывать учредители, руководитель и ликвидатор. При прохождении банкротства право подписи будет и у управляющего, назначенного судом.