Как переход на электронный документооборот и подписание ЭЦП увеличил нашу прибыль на 50% за год

Наша компания работает в сфере строительства. Мы не входит в число лидеров рынка, но уверенно занимаем свою нишу в нескольких городах и регионах. В конце 2022 года компания полностью перешла на электронный документооборот, тогда как ранее использовали эти схемы от времени к времени. Спустя год мы подвели итоги деятельности. Прямая выгода от перехода на ЭДО, по самым скромным подсчетам, составило до 50% от годового оборота. Как это получилось — расскажу ниже. А для подписания большинства документы мы сейчас используем сервис «Добыто. Подпись».

Вводные данные – как мы вели документооборот еще 2 года назад

Сначала скажу об одном из главных мотивов для перехода на полноценный электронный документооборот. В 2023 году государство изменила правила выпуска ЭЦП и работы с ними. Руководитель компании теперь может быстро и бесплатно оформить УКЭП через налоговую инспекцию. Если быть точнее, обращаться нужно в пункты выдачи и к доверенным лицам удостоверяющего центра ФНС. Ране мы заказывали электронные подписи в коммерческом УЦ, а это не всегда было удобно.

До изменения правил игры со стороны государства мы вели электронный документооборот:

• только с отдельными контрагентами (такова специфика в наших регионах);
• только в отношении отчетности для гос. органов (это обязательное правило в силу закона);
• только при работе на одной электронной площадки (ЭЦП не давала доступ к другим площадкам).

Кадровое делопроизводство полностью велось на бумаге, хотя переход на КЭДО тоже был в планах на ближайшее будущее.

Не самым удобным было и взаимодействия с филиалами нашей компании. Они расположены в 7 городах, а их штат в совокупности составляет более сотни сотрудников. Да, частично проблему снимал обмен документами по электронке. Но это зачастую приводило к неразберихе, ведь приходилось вести рассылку на десятки, а порой и сотни разных адресов. У компаний-партнеров мы видели программы, которые объединяли все процессы работы с удаленными сотрудниками и отделами. Но наши специалисты не жаловались на сложности и не давали предложений об оптимизации своих действий.

А что значит полный переход на ЭДО, и можно ли вообще добиться такого результата?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Скорее всего, полный переход на электронное делопроизводство невозможен. К примеру, некоторые кадровые документы до сих пор можно оформить только в бумажном формате. Но полностью перевести в электронный вид можно всю документацию по сделкам, бухгалтерии и финансам. А это и есть основной объем работы с документами для любой компании.

Анализ показателей и план по переходу на электронный документооборот

Любой компании надо развиваться, наращивать показатели прибыли и оптимизировать расходы. У нас это было напрямую связано с переходом на электронный документооборот. Сначала мы определили и проанализировали «болевые точки», направления для развития. Помимо прочего, мы подготовили данные:

• по трудозатратам за ведение внутреннего и внешнего делопроизводства;
• по оптимизации фонда оплаты труда, так как для работы с электронными документами нам можно сократить штат;
• по перспективам увеличения оборотов, объема сделок за счет выхода на несколько торговых площадок;
• по расходам на почтовые расходы;
• по затратам, которые будут связаны с переходом на ЭДО.

Анализ информации мы заказали у сторонних экспертов, чтобы получить объективные данные. В итоге, при идеальном раскладе наша компания могла бы сократить текущие расходы примерно на 25%. Увеличение прибыли, если строго следовать рекомендациям экспертов, составило бы около 40% только за следующий год. Естественно, нельзя исключать непредвиденных расходов и изменения ситуации на рынке. Поэтому итоговые показатели роста прибыли для нашей компании составили «всего» 50%, вместо запланированных 65%. Но и это отличный результат, который полностью нас устроил.

Чтобы действовать максимально эффективно, мы разработали план на каждый квартал и на год в целом. В нем были распределены обязанности и полномочия для разных групп сотрудников. Отчеты по плану мы обсуждали еженедельно (на очных встречах, в онлайн-сервисах и т.д.). Несколько раз пришлось вносить коррективы, хотя они не сильно повлияли на сроки отдельных действий.

Какую экономию нам дал переход на электронный документооборот

Мы покажем реальные последствия, которые дал переход на ЭДО. Итак, были сокращены расходы:

• по фонду оплаты труда – мы сократили 3 штатные единицы, а общая экономия (даже с учетом выплат при увольнении) составила 14%;
• по расходам на почтовые отправления – учитывая, что у нашей компании есть не только головной офис, но и 7 филиалов, экономия составила 10%.

Экономия по данным направлениям полностью окупила затраты на приобретение и обслуживание системы ЭДО. При этом мы выбрали не самый дешевый продукт на рынке, ведь ПО нужно было установить сразу во всех филиалах.

Кроме экономии на текущих расходах, компания увеличила реальную прибыль и объемы заказов:

• за счет выхода на новые торговые площадки, что облегчило поиск тендеров с государственным обеспечением;
• за счет снятия ограничения на работу с контрагентами, ведь теперь большинство документов мы могли оформлять электронно.

За последние 3 года нашу компанию пять раз привлекали к административной ответственности за нарушение правил документооборота, сроков сдачи отчетности. Хотя суммы штрафов были не очень большими, никто не хочет тратить лишние средства на их оплату. А вот после перехода на ЭДО за следующий год у нас ни разу не было оснований для наказания. Естественно, в этом есть и заслуга сотрудников, которые занимаются работой с документами, быстро освоили новые сервисы и научились использовать ЭЦП.

Как еще оптимизировать делопроизводство

Все задачи, поставленные в плане, мы выполнили. Но на будущее есть еще несколько направлений для оптимизации делопроизводства:

• подключение к специальному сервису для кадрового документооборота (общая система ЭДО для этих целей не слишком удобна);
• создание электронного архива «старых» документов (оцифровка займет примерно 2 года, чтобы избежать излишней нагрузки на штатных специалистов);
• проведение обучающих программ и курсов повышения квалификации (в основном, из-за открытия нового филиала, куда предстоит набрать сотрудников).

Кстати, в процессе реализации плана мы активно использовали некоторые сервисы и программы под отдельные задачи. В частности, до внедрения полноценной системы ЭДО наши сотрудники подписывали документы в сервисе «Добыто. Подпись». На период тестирования он доступен бесплатно, но это никак не сказывается на безопасности данных. Сейчас указанный сервис мы используем для подписания контрактов и других документов по сделкам. Все внутренние задачи закрывает функционал системы ЭДО.

Можно ли получить помощь от государства для перехода на ЭДО?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Напрямую о таких программах я не слышал. Но бизнесу предлагают бесплатный сервис для КЭДО (он доступен на сайте «Работа России»). Им можно пользоваться, пока ваша компания не приобрела и у становила коммерческую программу. Также для новых предпринимателей государство оказывает помощь в приобретении оборудования и материалов. В заявке вы вполне можете указать в составе целей и подключение к сервисам ЭДО.

Как наша компания стала зарабатывать больше после перехода на ЭДО

Стоит отдельно рассказать, как изменились схемы нашей работы с контрагентами после перехода на электронный документооборот. Но сначала покажем, какие действия мы выполнили для реализации плана:

• на сотрудников, которые будут работать с документами и сервисами от имени компании были оформлены УКЭП (мы оплатили все расходы по договору с удостоверяющим центром);
• были оформлены и зарегистрированы машиночитаемые доверенности (раньше мы с ними вообще не работали, но сейчас это обязательное требование);
• были проведены обучающие мероприятия (на основе разных сервисом и торговых площадок);
• для отработки новых процессов мы дали задание оформить, в виде теста, электронные документы по сделкам с контрагентами, с которыми наша компания уже давно сотрудничает (по взаимной договоренности).

В штат был взят коммерческий директор (это было запланировано еще до перехода на ЭДО). В его задачи входит координация работы служб, отвечающих за электронный документооборот. При подборе кандидатуры мы учитывали именно опыт по данному профилю работы, рекомендации от предыдущих работодателей. В итоге, был подобран идеальный вариант, что сразу сказалось на текущей деятельности.

Из проблем, которые не могли не возникнут, выделю существенные отличия в функционале разных программ, личных кабинетов. Иногда приходило часами изучать мануал или обращаться в службу поддержки, чтобы найти нужную опцию. Это не очень удобно, ведь интерфейс должен быть интуитивно понятен. Но и эти сложности дают плюс – наши сотрудники научились работать с принципиально разными продуктами.

Перечень полезных документов

№ п/п	Ссылка на скачивание документов	Описание
1	Скачать	Техническое задание на рыночную оценку объекта
2	Скачать	Образец формы Р 13015 на изменение сведений ЕГРЮЛ
3	Скачать	Заявка в Комиссию Росреестра (бланк)
4	Скачать	Иск об уменьшении кадастровой стоимости (бланк)
5	Скачать	Заявка на получение выписки ЕГРН
6	Скачать	Заявление в Комиссию о пересмотре кадастровой стоимости
7	Скачать	Заявка о перерасчете кадастровой стоимости

Проще искать контрагентов

Само по себе, наличие ЭЦП никак не привлечет вам новых клиентов или контрагентов. Но это станет проще в силу ряда причин:

• без ЭЦП мы ранее не могли заключить контракты с компаниями, которые оформляли только электронные документы (а таких фирм с каждым годом становилось все больше);
• в прошлые годы нам приходилось отказываться от контрактов, если расходы на командировки и другие выездные мероприятия съедали значительную часть прибыли (сейчас многие действия вполне можно выполнить удаленно);
• мы получили безграничные возможности при работе на электронных торговых площадках (только за первый год компания получила тендеры на 5 ЭТП, тогда как ранее работала только на одной площадке).

Не менее важно, что мы почти в 2 раза увеличили количество постоянных заказчиков. Это коммерческие фирмы, с которыми можно работать напрямую и без выхода на ЭТП. Но стало проще работать и с государственными заказчиками. После успешного выполнения первых контрактов нас рассматривают как добросовестного поставщика. Это дает преимущество при оценке заявок (особенно при проведении конкурсов).

Можем ли мы заключить контракт на тендер с единственным поставщиком без ЭЦП?

Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». В принципе, такой формат работы предусмотрены законами. Но госзаказчики все равно обязаны оформлять электронные документы для поиска поставщиков, заключения контрактов и приемки результата. Поэтому подобрать предложение с оформлением документов на бумаге практически невозможно. Советую не тратить время и силы на такие действия, а сразу получить УКЭП и снять все ограничения.

Быстрое и удобное взаимодействие с контрагентами, государственными органами

Работая с ЭЦП, вы снимете головную боль с соблюдением сроков на сдачу отчетности. В принципе, их изначально нужно оформлять электронно. Но работа в личных кабинетах ФНС и СФР менее удобна, чем в системе ЭДО. Продвинутый функционал сократил сроки оформления нашей отчетности примерно на 30-40%. Многие процессы мы вообще автоматизировали за счет подгрузки стандартных данных.

Важные изменения наша компания увидела в сокращении сроков на урегулирование споров. В онлайн-сервисах мы:

• оформляем документы по ходу выполнения контракта и при его завершении;
• обмениваемся информацией с контрагентами, чтобы оперативно решать спорные вопросы;
• направляем претензии и уведомления по неисполнению контрактов, отвечаем на аналогичные обращения;
• направляем документы в суды, если выступаем истцом или ответчиком.

В текущем году наша компания попала под налоговую проверку (из-за проблем у одного из контрагентов). Все ответы и пояснения по запросу ИФНС были направлены через электронные сервисы. Это позволило быстро снять претензии, и проверка завершилась без применения санкций.

Какие сервисы мы используем для подписания документов ЭЦП

Это зависит от задач, которые решают наши сотрудники. Работа с электронными документами ведется:

• в личных кабинетах государственных порталов (Госуслуги, ФНС, СФР и т.д.);
• на электронных торговых площадках;
• в личных кабинетах сотрудников в системе ЭДО;
• в сервисе «Добыто. Подпись» (в основном, в части договоров и других документов по сделкам).

У каждого сервиса и портала есть свои нюансы в работе. Но их освоение вряд ли займет очень много времени.

Подведем итоги

• Переход на ЭДО дал нашей компании не только сокращение расходов, но напрямую увеличил прибыль. Все действия мы выполняли на основе отчетов аудита и плана на предстоящий год.
• Чтобы полноценно перейти на ЭДО, вы оформили электронные подписи и машиночитаемые доверенности на специалистов. Также их полномочия были закреплены в должностных инструкциях.
• Для подписания документов наша компания работает с государственными и коммерческими сервисами, приложениями. Очень хорошо для этих целей подходит сервис «Добыто. Подпись», который бесплатен на период тестирования.
• Руководители компаний сейчас обязаны получать УКЭП через удостоверяющий центр налоговой службы. Это займет пару часов.